Se sei stranier* e lavori in Italia, sono sicura che partecipi regolarmente alle riunioni di lavoro.
Ne hai mai organizzata una?
Ne hai mai tenuta una in italiano con la tua squadra?
Ecco i dieci punti essenziali per organizzare e condurre una riunione di lavoro.
Le parole in grassetto fanno parte del lessico delle riunioni di lavoro e puoi trovarne le spiegazioni nel file .pdf in fondo all’articolo.
Le riunioni di lavoro
Prima di iniziare ti consiglio di mettere una musica di sottofondo, per allietare un po’ l’attesa. Spotify propone varie playlist come “musica per l’ufficio” o “musica per il lavoro”.
Ti suggerisco questa.
Introduzione
1) Introduci l’incontro con frasi e argomenti di apertura che hanno lo scopo di rompere il ghiaccio e far rilassare i partecipanti.
Come state? Tutto bene? Avete già preso il caffè?
2) Spiega il motivo o la ragione per cui la riunione è stata convocata e illustra lo scopo e gli obiettivi che vuoi raggiungere con la tua squadra.
Il motivo/La ragione per cui vi ho chiesto di vederci è….
Lo scopo che dobbiamo raggiungere insieme…
3) Presenta ai partecipanti la lista degli argomenti dell’ordine del giorno e il tempo che dedicherai a ciascun punto.
Oggi vi parlerò di…
Oggi vi illustrerò i dati dell’ultimo trimestre/ il piano di azione per recuperare le perdite
Oggi vi assegnerò gli obiettivi per il prossimo anno
Alla fine ci saranno 10 minuti a vostra disposizione per le domande.
Conduzione dell’incontro
4) Se l’argomento di cui stai parlando lo richiede, assicurati che tutti i partecipanti dicano la loro; sollecita chi non ha espresso la propria opinione.
L’opinione di ognuno di voi è importante per me
A turno, vorrei le vostre opinioni
5) Riassumi fine di ogni punto, ricapitolando i concetti e parole chiave in sequenza (puoi aiutarti con i gesti…siamo in Italia!)
Quindi, ricapitolando:
6) Accertati che tutti abbiano compreso chiedendo se è tutto chiaro. Se qualcosa non è chiaro, utilizza frasi meno articolate e più semplici.
Tutto chiaro?
Se non sono stato chiaro/chiara, ditemelo
Conclusioni
7) Concorda un piano di azioni. Il piano d’azione concordato deve riportare:
- chi
- fa
- che cosa
- entro quando
8) Stabilisci anche a chi devono rispondere per eventuali problemi.
9) L’obiettivo dell’incontro è anche di fare in modo che tutti i partecipanti spingano in una unica direzione, cioè nella direzione condivisa.
Per me è importante sapere cosa ne pensate. Se ci sono problemi o disaccordi, possiamo risolverli. Ho bisogno che la squadra sia unita in questo progetto.
Il verbale
10) Redigi un verbale dell’incontro, con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, e invialo a tutti i partecipanti, anche a quelli che erano stati convocati ma erano assenti alla riunione.
Italiano per Stranieri con Italiano della Finanza
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